Description de l'offre
OFFRE DE STAGE PROFESSIONNEL: Assistante de direction bilingue et Q&S Job Description L’Assistante de direction et Q&S (Quality and Safety) accompagne un dirigeant d’entreprise afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative et Q&S de son activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder. Activités principales Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…). Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques. Accueillir physiquement les rendez-vous. Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…). Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…). Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers. Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles. Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus. Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information). Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire. Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer. Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…). Gérer les notes de frais. Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…). Communication Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…). Structurer et assurer la transmission des informations en …